Sestanki. Maraton ali hitri tek?

01. 09. 2017

Sestanki. Maraton ali hitri tek?

Avtor: dr. Tanja Rihtaršič

 

O sestankih se premalo piše in govori.  Zdi se mi da je umetnost  (beri znanost) učinkovitega vodenja sestankov podcenjena. Nobena poslovna šola nima predmeta – sestanki ali učinkovita organizacija časa. Tako imamo  od organizacije do organizacije interni  nepisani pravilnik sestankovanja.  Glede na svoje dolgoletne izkušnje v gospodarstvu bi izpostavila par primerov slabe prakse:

Sestanek – oder

Je idealen za vodjo, ki želi veliko publiko. Po možnosti je treba poklicati čim več ljudi iz različnih sektorjev, da bo dvorana za sestanke polna do zadnjega sedeža. Vodja ima predstavitve ( včasih mu pomagajo ožji sodelavci) s katerimi prepričuje publiko, kako bodo čez 5 let super uspešni, ampak samo zato, ker ima on, čudovite ideje o reorganizaciji itn. Monologi se vrstijo eden za drugim.

Sestanek – maraton

Včasih so kakšne zadeve tako pomembne, da je treba poklicati vsa predstavništva v drugih državah in tudi njih vključiti v sodelovanje na sestanku. Publika se poveča  in kulturološko obarva.   Sestanek traja dva dni po 10 ur.  Zdolgočasena publika gleda v ekrane mobitelov, spremlja novice rumenega tiska na prenosnem računalniku in gleda na uro. Po koncu maratona nihče ne ve nič konkretnega, razen, da se morajo še bolj potruditi za uspeh in rezultate ter da bodo novi izdelki in storitve top uspešnice.

Sestanek – pogajanja

Na pogajanja se je treba dobro pripraviti, žal opažam večkrat, da temu ni  tako. Tako sedim na sestankih na katere udeleženci pridejo nepripravljeni, ne vedo niti kaj so cilji sestanka in potem v času sestanka pišejo maile na računalniku!

Kaj se lahko naučimo iz teh opisov? Sestanki so denar. Vsi udeleženci, ki sedijo  na neučinkovitih sestankih zapravljajo svoj čas in denar podjetja. V tem času bi lahko opravljali svoje redno delo. V kolikor je podjetju prisotna  kultura pogostega sestankovanja, tako podjetje večino svojega časa vloži v notranje okolje in se ne ukvarja z zunanjim okoljem, kje se dejansko priložnosti za uspeh.  Recimo, če zaposleni v prodaji sedijo na maratonskih sestankih in se ne pripravljajo na pogajanja, ne komunicirajo s ključnimi kupci, ker bodisi nimajo časa (ker so na sestanku) ali so od sestankovanja tako utrujeni, da nimajo energije, da se ukvarjajo s kupci in prodajo.

Dobra novica je, da se umetnosti učinkovitega sestankovanja lahko naučimo, če sledimo naslednjim  osnovnim pravilom:

1. Urnik in teme sestanka so vnaprej določene.

2. Oseba, ki skliče sestanek je moderator, ki skrbi za sodelovanje vseh udeležencev. To pomeni, da udeležene vedno znova vrača k zadani temi, in pasivne vključuje v razpravo. Skrbi, da je razprava časovno omejena in učinkovita. Na koncu zaključi sestanek in se zahvali vsem udeleženim.

3. Moderator poskrbi tudi za zapisnik, ki vključuje konkretne naloge  in obveznosti z rokom izpeljave in odgovornimi nosilci projekta.

4. Moderator vabi na sestanek samo osebe, ki  so povezane s tematiko sestanka.

5. Na naslednjem sestanku se vedno preveri realizacija delegiranih nalog po nosilcih  odgovornosti.

6. Upoštevajte Paretovo pravilo 80 % uspeha je priprava in 20 % izvedba sestanka Pripravite se na sestanek!

7. Nikoli ne sklicujte sestanka v ponedeljek ob 8 h. omogočite udeležencem čas, da se na sestanek pripravijo.

Posebno pomembno poglavje so prodajni sestanki in pogajanja. Za take sestanke se je potrebno včasih pripravljati dneve, tedne, mesece.

Sestanki so lahko naložba ali izguba. V enem farmacevtskem podjetju so izračunali, da ko njihov strokovni sodelavec odide na prodajni sestanek k zdravniku, ali v lekarno, je strošek 150 EUR.  Veliko sestankov je odpadlo, ker je bilo veliko pacientov in ni bilo časa. Kmalu so začeli dogovarjati sestanke vnaprej in izdelovati plane obiskov.

Izračunajte koliko vas ali vaše podjetje stane maratonski sestanek.

 


O avtorici:

Tanja Rihtaršičdr. Tanja Rihtaršič,

je predavateljica na dodiplomskem študiju GEA College – Fakultete za podjetništvo in Centru višjih šol. Na izrednem študiju predava sledeče predmete: Osnove marketinga in tržne analize, Vedenje potrošnikov in nakupni procesi. Vrsto let je zaposlena v gospodarstvu kot direktorica prodaje.

 

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial