Slavko Frelih, direktor operative v podjetju PRONET Kranj, ima dolgoletne izkušnje s področij informatike, prodaje, tehnične podpore in vodenja projektov. Pri svojem delu se vsakodnevno srečuje z informacijskimi rešitvami, ki pomagajo podjetjem do boljših poslovnih rezultatov. Področja njegovega delovanja in svetovanja so predvsem avtomatizacija poslovnih procesov, uvedba e-poslovanja ter avtomatizacija izmenjave podatkov z računovodstvom.
Hkrati je kot izredni profesor več kot 25 let predaval na GEA College pri predmetih Informatika, Informacijska tehnologija in podatki, Informacijsko komunikacijska tehnologija ter Informacijski sistemi.
Z njim smo se 30. marca pogovarjali o tem, kako se teorija, ki jo slišijo študenti v predavalnicah, povezuje s prakso.
Katera so tista področja računovodstva oz. knjigovodstva, na katere tehnologija najbolj vpliva?
Ni področja v naših življenjih, ki se ga tehnologija v zadnjih letih ne bi dotaknila. In tudi pri računovodstvu je enako.
Računalništvo v oblaku je povečalo fleksibilnost računovodskega dela, ki ni več vezano na pisarne in omogoča opravljanje storitve kjerkoli in kadarkoli. Digitalizacija dokumentov in elektronski arhiv pa sta računovodje osvobodila fasciklov in zamudnega iskanja dokumentov.
Ker podjetnik in računovodja dostopata do iste baze podatkov, se na ta način zmanjša potreba po pripravi različnih poročil in odgovorov (npr. glede dolžnikov, obveznosti, ipd.), saj so vsi podatki kadarkoli in z nekaj kliki dostopni tudi podjetniku.
Na drugi strani pa tehnologija z avtomatizacijo rutinskih opravil računovodji omogoča, da se posveti aktivnostim, ki imajo najvišjo dodano vrednost. Ni več pretipkavanja prejetih računov v računovodski program, opozarjanja na pravočasno dostavo dokumentov, ipd. In posledično je lahko več svetovanja in usmerjanja, ki podjetjem pomaga pri sprejemanju boljših poslovnih odločitev.
Kako pomembna pa je izbira računovodskega programa?
Seveda ni vseeno – tako kot vsak obrtnik skrbno izbere svoja orodja, mora tudi računovodja o tej izbiri dobro razmisliti.
Zaradi zakonov in predpisov, ki veljajo na računovodskem področju, so si rešitve po funkcionalnostih relativno podobne, razen pri najbolj naprednih področjih, kot je strojno branje podatkov, uporaba virtualnih asistentov pri delu s rešitvijo, ipd.. Ugotavljamo, da se glavne razlike kažejo pri svetovanju in tehnični podpori uporabnikom – ta je pogosto slaba ali pa dodatno plačljiva.
Ali lahko računovodski program vpliva na odnos med računovodjo in podjetnikom? Kako?
Drži, izbira računovodske rešitve vpliva na več kot zgolj na program, ki ga računovodja uporablja za opravljanje svojega dela.
Najprej strankam sporoča, če računovodja spremlja trende in inovacije na svojem področju. Uporaba zastarelih rešitev je za novodobne podjetnike pogosto signal, da si z računovodjem ne deli poslovnih vrednot.
V praksi se izbira dobrega računovodskega programa kaže na več načinov, tudi pri izboljšani komunikaciji. To vključuje dejstva, da podjetniku ni potrebno fizično dostavljati dokumentacije v računovodstvo, da lahko do marsikaterih informacij dostopa sam in da čas, ki ga preživi z računovodjo lahko porabi za koristne pogovore o poslu in ne za pregled administrativnih in birokratskih opravil.
Pri katerih opravilih računovodje se kaže vrednost sodobnega računovodskega programa?
Če je rešitev prava, bo računovodja to občutil ob vsaki interakciji z njo. Dejstvo, da lahko do nje dostopa kjerkoli in kadarkoli (oz. da pri tem ni vezan na pisarno), lahko pomembno vpliva na fleksibilnost dela in dostopa do informacij. Tudi pregleden in enostaven uporabniški vmesnik izboljša izkušnjo, premišljeno oblikovanje delovnih procesov znotraj rešitve pa prihrani ogromno časa in frustracij.
Kot omenjeno pa je velik del tudi avtomatizacija nekaterih opravil (kot je npr. pretipkavanje prejetih računov).
Računovodja, ki je pozoren na porabo svojega časa bo hitro ugotovil, da tovrstna rešitev prihrani ogromno časa in zmanjša možnost napak.
Tudi sami ste ponudniki tovrstne rešitve. Kako je AccountingBox drugačen od ostalih računovodskih programov, ki so na trgu?
Ena od prednosti je, da je AccountingBox spletna rešitev, torej je uporabnikom dostopen kjerkoli in kadarkoli. Še vedno namreč obstaja cel kup računovodskih programov, ki zahtevajo nakup relativno dragih licenc, inštalacijo na računalnik in počasne, okorne in plačljive nadgradnje. V primeru AccountingBox-a pa vsi uporabniki v vsakem trenutku uporabljajo zadnjo različico, brez da bi morali karkoli narediti, njihovi podatki pa so varno hranjeni v oblaku.
Ostale razlike pa so vezane na funkcionalnosti programa. AccountingBox je drugačen v tem, da omogoča avtomatičen zajem podatkov iz računov. Storitev smo poimenovali DocumentBox. Računovodja lahko papirnate račune poskenira (ali enostavno slika s telefonom), elektronske račune pa posreduje na dogovorjen e-mail, AccountingBox pa postori vse ostalo. Na ta način odpade kakršnokoli ročno pretipkavanje podatkov v program, kar bistveno pohitri proces, hkrati pa zmanjša možnost napak pri vnosu.
Še ena prednost je t.i. ReminderBox, ki pa služi samodejnemu obveščanju strank. Uporabi se lahko za opomnike za pravočasno posredovanje oz. dostavo dokumentacije, ali pa za obvestila o zapadlih računih. Slednje lahko računovodja ponudi tudi svojim strankam – da v njihovem imenu avtomatično obvešča njihove stranke za plačila računov oz. jim razpošlje opomine. S tem ustvari večjo dodano vrednost in postane še bolj nepogrešljiv partner.
Predvsem pa smo ponosni na svojo podporo uporabnikom in nas zelo veseli, da je to področje, za katerega prejmemo največ pohval. Večji del naše ekipe namreč skrbi za to, da delo pri strankah poteka nemoteno, da vedno priskočijo na pomoč na vprašanja in da pripravljajo pregledna in jasna navodila za uporabo programa.
Ker pa vemo, da so potrebe in pričakovanja uporabnikov različna, jim seveda omogočamo brezplačen 30 dnevni preizkus.
“V študijskem letu 2023/2024 sem vpisana v prvi letnik višješolskega programa Ekonomist, računovodska smer. S študijem sem zelo zadovoljna – odlični predavatelji nam poleg teoretičnih znanj predajajo tudi izkušnje in znanja iz podjetniškega okolja ter spodbujajo podjetniško miselnost in način delovanja. Pri vajah uporabljamo program Accounting Box, ki ga razvija podjetje Pronet in omogoča celovito vodenje poslovanja. Ta program, ki deluje v oblaku, omogoča spremljanje poslovanja od koderkoli. Oblika izobraževanja, imenovana »E-študij«, mi omogoča, da se lahko izobražujem poleg službe in družine. Da tudi študij na daljavo poteka brez zapletov, poskrbijo prijazni strokovni sodelavci šole, ki so nam vedno na voljo za pomoč”.
– Andreja Jemc
S katerimi poročili lahko računovodski program pomaga računovodji in pri katerih poslovnih odločitvah to pomaga podjetjem?
Veliko pomaga že dejstvo, da podjetnik lahko sam dostopa do podatkov neposredno v programski rešitvi. Tako se z vprašanji ne obrača na svojega računovodjo. To vključuje pregled odprtih terjatev in obveznosti, denarnega toka, seznama tekočih plačil, ipd.
Računovodja pa svoj čas in energijo lahko usmeri v pripravo poročil, ki so bolj zahtevna oz. podjetnik pri njih potrebuje več interpretacije – npr. mesečna ali kvartalna bilančna poročila, dejavnosti ali podjetju prilagojene izkaze poslovnega izida, statistika finančnih računov, ipd.
Finančni podatki so občutljivi. Kako varni so v oblaku v primerjavi s tradicionalnimi rešitvami, ki so nameščene na računalnikih uporabnikov?
Prepričan sem, da so podatki v oblaku varnejši. Podjetja, ki ponujamo tovrstne rešitve, moramo varnost jemati zelo resno, saj je od tega odvisen naš ugled in obstoj.
Obstaja velika verjetnost, da v varnost podatkov ne boste investirali toliko kot podjetje, ki se s tem ukvarja. Vprašajte se – so vaši podatki, ki jih hranite v podjetju varni pred hekerskimi vdori, požari, potresi, poplavami in ostalimi naravnimi nesrečami, nepooblaščenim dostopom, ipd.? Upal bi staviti, da je za tovrstno varnost bolje poskrbljeno že pri povprečnem ponudniku računalništva v oblaku.
Večina podjetij namreč nima zaposlenih strokovnjakov, ki bi skrbeli za varnost podatkov. Osredotočajo se seveda na druge stvari, kot je zagotavljanje najboljše storitve za stranke, pridobivanje novih poslov, priprava poročil, ipd.
Kaj bo naslednji trend v razvoju računovodskih rešitev?
Umetna inteligenca trka na vrata marsikaterega področja in tudi v računovodstvu ni nič drugače. Če smo do sedaj uspeli avtomatizirati zajem dokumentov, pa se obeta npr. tudi avtomatizacija knjiženja ter najrazličnejša napredna poročila in celo napovedi, ki bodo računovodjem (in podjetnikom) bistveno olajšala poslovanje.
Kako je poskrbljeno za izobraževanje uporabnikov ob spremembah? In tudi sicer?
Tako kot je v računovodstvu potrebno nenehno izobraževanje zaradi zakonskih in ostalih sprememb, tako se te spremembe odražajo tudi v programski opremi.
Za ta namen vestno pripravljamo video in pisna navodila za AccountingBox uporabnike, izvajamo spletne delavnice in webinarje s predstavitvijo dela, na voljo pa smo tudi z e-mail in telefonsko podporo.
Kakšne so praktične koristi uporabe sodobnih programskih rešitev?
Marsikatero prednost sva že omenila – hitrejši odziv in boljša storitev za stranke, avtomatizacija določenih opravil, boljše pozicioniranje na trgu in izboljšana fleksibilnost, ipd.
Ne gre pa podcenjevati tudi vpliva na finance. Del je seveda vezan na povečane prihodke, ki jih računovodja lahko doseže s ponudbo dodatnih storitev za svoje stranke in prihrankom časa (ter posledično sodelovanja z več strankami).
S sodobnim računovodskim programom pa si računovodja lahko tudi bistveno zmanjša stroške. Ko smo opravljali analizo pri strankah smo ugotovili, da pri obsegu 120 dokumentov mesečno, računovodstvo prihrani več kot 120 € vsak mesec – z zmanjšanjem potrebe po papirju, tiskalniku in črnilu, registratorjih, prostoru za shrambo, ipd. Pa tudi mnogo manj časa se izgublja z urejanjem evidence, iskanjem dokumentov, posredovanju informacij strankam in različno komunikacijo.
Ali imate kakšne napotke za študente, ki bodo delali prve korake v računovodskem poklicu?
Glede na nenehno spreminjajoče področje računovodstva, se mi zdi izredno pomembno, da računovodja v svoje znanje vlaga tudi po koncu formalnega šolanja. Obstaja veliko koristnih konferenc, seminarjev, webinarjev in ostalih izobraževalnih dogodkov ter literature, ki omogočajo stik z novostmi in spremembami.
Računovodje se morajo zavedati, da samo knjiženje ni konkurenčna prednost. Tu je na trgu najhujša bitka med ponudniki, na drugi strani pa tudi velik pritisk na cene s strani strank. Tudi z vidika razvoja umetne inteligence je to področje najbolj na udaru. Kot izredno uspešna taktika se v praksi izkaže, če se računovodja usmeri v določeno panogo oz. tržno nišo ter postane strokovnjak v njej. O tem kar veliko pišemo na našem blogu.
Ne gre pa zanemariti niti pomembnosti t.i. “mehkih veščin”, kot je npr. sposobnost aktivnega poslušanja in ostalih komunikacijskih spretnosti, pa tudi grajenje odnosa s strankami preko proaktivnega kontakta ter rednega preverjanja zadovoljstva in odprtih vprašanj.
Predpogoj, da se računovodje s temi področji sploh lahko ukvarjajo pa je, da optimizirajo svoje poslovne procese. Prepričan sem, da to najlažje storijo z uporabo sodobne tehnologije. Pri AccountingBox veliko pozornosti namenjamo prav opolnomočenju računovodij, da sprejemajo pomembne poslovne odločitve, administracijo in rutinska opravila pa prepustijo tehnologiji.